«Где деньги?
И почему мы в минусе?»
Как рекламная компания «Высота» перестала считать прибыль на калькуляторе и увидела реальные цифры по каждому заказу
Что болело до внедрения
На первой встрече руководитель «Высоты» задал три вопроса, на которые не мог ответить ни один сотрудник. Эти вопросы и стали техзаданием.
«На каком этапе сейчас каждый заказ?»
Статусы жили в головах менеджеров и в пяти разных Excel-файлах. Чтобы узнать, где заказ, руководитель обзванивал трёх сотрудников. Иногда заказ «терялся» на днях — клиент звонил, а никто не мог ответить.
Один экран — все заказы с цветными статусами: черновик, подготовка, в работе, завершён. Руководитель видит картину целиком без единого звонка. Менеджер видит свои заказы. Монтажник видит свои задачи.
«Сколько мы реально заработали на этом заказе?»
Валовой доход знали — это сумма счёта. А вот расходы считали на калькуляторе: материалы по чекам, труд по табелю, налог по ставке, комиссию менеджера — на глаз. На расчёт прибыли по одному заказу уходило до трёх дней. Ошибки обнаруживались в конце квартала — когда уже поздно.
Финансовый дашборд заказа показывает всё в реальном времени: вал, расходы по статьям, налог, комиссию, чистую прибыль. Пропорциональные полосы наглядно показывают, куда уходят деньги. Расчёт — 5 минут, не 3 дня.
«Почему смета 100 тысяч, а по факту 140?»
Смету составляли на бумаге перед запуском. Потом покупали материалы, платили за труд, добавляли мотивацию — но никто не сверял с планом. Перерасход всплывал постфактум, когда заказ уже закрыт и деньги потрачены.
Постатейное сопоставление план/факт в реальном времени. Каждая позиция сметы сравнивается с фактическими расходами. Перерасход подсвечивается красным сразу — можно принять решение до того, как деньги потрачены.
«Сколько времени монтажник потратил на этот заказ?»
Табель вели от руки, заполняли раз в неделю — по памяти. Непонятно, сколько реально ушло на монтаж, печать, ламинацию. Ставки в смету закладывали «на глаз», поэтому себестоимость труда всегда была неточной.
Сотрудник отмечает время прямо в системе: роль, часы, минуты. Мотивационные выплаты считаются автоматически — за люверсы, склейку, печать. Себестоимость труда по заказу — точная цифра, а не оценка «около 5 тысяч».
«А где чек на материалы? Куда делась накладная?»
Чеки и накладные лежали в папках, терялись, забывались. В конце месяца бухгалтерия тратила дни на сбор документов. Часть расходов просто не попадала в учёт — компания не знала реальную себестоимость.
Каждый расход можно снабдить файловым вложением — фото чека, PDF-накладной. Документы хранятся в системе, привязаны к заказу и статье сметы. Бухгалтерия видит всё в одном месте, ничего не теряется.
Интерактивная галерея
Переключайте тему оформления и тип устройства. Навигация: стрелки клавиатуры, свайп или клик по миниатюрам.
Видео обзора системы
Запись навигации по системе: вход по PIN, переключение между разделами, просмотр финансов и отчётов.
Как система решает проблемы
Каждый модуль — это ответ на конкретную боль. Не «функция ради функции», а закрытие реального узкого места.
Заказы без слепых зон
Было: пять Excel-таблиц, статусы в головах, заказы теряются.
Стало: единый список с цветными статусами. Менеджер видит свои, монтажник — свои задачи, руководитель — всё. Сметы с группами позиций и автоматическим расчётом стоимости.
Финансы как на ладони
Было: прибыль по заказу считали 3 дня на калькуляторе, ошибки всплывали в конце квартала.
Стало: пропорциональный дашборд показывает вал, расходы, налог, комиссию, прибыль в реальном времени. Цветные полосы — куда уходят деньги.
Труд по минутам
Было: табель от руки по памяти, ставки «на глаз», непонятная себестоимость.
Стало: сотрудник отмечает время в системе. Мотивация за люверсы, склейку, печать, ламинацию — автоматически. Себестоимость труда — точная цифра.
Расходы с чеками
Было: чеки в папках, накладные теряются, часть расходов не попадает в учёт.
Стало: каждый расход — с фото чека или PDF-вложением. Привязка к позиции сметы. Корпоративные расходы — по категориям. Ничего не теряется.
Отчёты за секунды
Было: сводный отчёт по компании — ручная работа на неделю. Фильтровать по контрагенту или периоду — невозможно.
Стало: фильтры по датам, статусам, контрагентам, заказам. Сводные карточки: вал, расходы, прибыль. Детальная таблица с цветными индикаторами статусов.
Уведомления и быстрый вход
Было: узнавали о новом заказе по телефону, пароль забывали, входили по 5 минут.
Стало: push о новых заказах и задачах прямо в браузере. PIN-код с привязкой к устройству — вход за 2 секунды. На смартфоне — нижняя навигация и swipe-меню.
Визуализация финансов
Финансовый дашборд заказа показывает пропорции расходов, налогов и дохода в виде цветных полос. Ширина каждого сегмента пропорциональна доле в валовом доходе.
План / Факт
Постатейное сопоставление: каждая позиция сметы сравнивается с фактическими расходами. Перерасход подсвечивается красным, экономия — зелёным.
Трудозатраты
Таблица учёта времени по каждому сотруднику: роль, часы, ставка, расход. Позволяет точно рассчитать себестоимость труда.
Технологический стек
Компонентная архитектура, строгая типизация, хуки для управления состоянием
Кэширование, фоновое обновление, optimistic updates для плавного UX
Utility-first стилизация, dark mode через class, адаптивные брейкпоинты
Две библиотеки SVG-иконок для разных разделов интерфейса
Токены доступа, быстрый вход по 4-значному PIN с привязкой к устройству
Уведомления о заказах и задачах прямо в браузере, подписка одним кликом
Что изменилось после внедрения
Руководитель видит прибыль по каждому заказу в реальном времени?
Да. Финансовый дашборд показывает вал, расходы, налог, комиссию и чистую прибыль. Не нужно ждать конца квартала — цифры обновляются при каждом добавлении расхода или отметке времени. Раньше на этот расчёт уходило 3 дня, теперь — 5 минут.
Перерасход стал виден до того, как деньги потрачены?
Да. Постатейное сопоставление план/факт подсвечивает отклонения красным сразу при вводе расхода. Руководитель видит: материалы — перерасход на 15%, труд — экономия 5%. За первый квартал использования перерасход материалов снизился на 40% — потому что стало видно сразу.
Чеки и накладные больше не теряются?
Да. Каждое файловое вложение хранится в системе, привязано к заказу и статье сметы. Бухгалтерия видит все документы в одном месте — фото чека, PDF-накладную, скан акта. За первый квартал — ни одного потерянного документа.
Сотрудники реально пользуются системой на смартфонах?
Да. Монтажники и печатники отмечают время и работы с телефона — нижняя навигация, swipe-меню, PIN-вход за 2 секунды. Не нужно открывать ноутбук или идти к компьютеру. Push-уведомления сообщают о новых задачах сразу.
Сколько времени занимает составление сводного отчёта?
Секунды. Раньше сводный отчёт по компании собирали вручную — неделя работы. Теперь фильтр по датам, статусам, контрагентам — и готовая таблица с цветовыми индикаторами и сводными карточками: валовой доход, расходы, прибыль.
Хотите похожую систему для своей компании?
Разберём ваши процессы, подготовим макеты и предварительную оценку. Без обязательств.
АК
Частые вопросы
Все вопросыЗачем рекламной компании нужна ERP-система?
Как ERP помогает контролировать расходы на заказ?
Можно ли учитывать трудозатраты сотрудников в ERP?
Работает ли система на смартфонах?
Сколько стоит внедрение ERP для рекламной компании?
Чем ERP отличается от 1С для рекламного бизнеса?
Автоматизация бизнес-процессов: заказы, финансы, отчёты, роли
→Предварительная оценка проекта за 2 минуты
→Когда доработки 1С только усугубляют ситуацию
→Цифровое производство: заказы, цеха, сдельная оплата
→Адресное хранение, ТСД, инвентаризация
→Разберём ваши процессы и найдём узкие места
→Получить оценку ERP для вашей компании
Разберём ваши процессы и подготовим предварительную оценку сроков и бюджета